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BTS – Methodology Exams – Rédiger une lettre ou un courriel commercial

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Rédiger une lettre ou un courriel commercial

  • Activité principale : Étude d’un courriel professionnel d’excuse (retard de livraison) puis rédaction guidée d’un courriel d’excuse et d’un courriel de candidature.
  • Compétences / objectifs : comprendre un courriel authentique ; structurer un message professionnel ; utiliser les formules de politesse et le lexique commercial ; rédiger en anglais des mails clairs et cohérents.
  • Culture / lexique : anglais de l’entreprise (late delivery, goodwill gesture, business relationship, management assistant, responsible for, well-organised, etc.) ; codes du courriel professionnel.

Part 1 – Apology letter

Before you look at the model email, think about these questions.
Avant d’étudier le courriel modèle, réfléchissez à ces questions.

  1. In which situations do companies need to apologise to customers?
    Dans quelles situations les entreprises doivent-elles présenter des excuses à leurs clients ?
  2. What information must appear in a professional email (sender, recipient, subject, etc.)?
    Quelles informations doivent apparaître dans un courriel professionnel (expéditeur, destinataire, objet, etc.) ?
  3. Why is the tone of an apology email so important?
    Pourquoi le ton d’un courriel d’excuse est-il si important ?
  4. What expressions of politeness do you already know in English?
    Quelles formules de politesse connaissez-vous déjà en anglais ?

Trucs et astuces — Apology email

Comment structurer un courriel d’excuse professionnel.

  • I. Présenter des excuses – We would like to apologise / We are very sorry…
  • II. Rappeler la commande – You placed an order for board games on 27 March 2018…
  • III. Expliquer le problème – We were unable to deliver on time because our warehouse was flooded…
  • IV. Annoncer un nouveau délai – We will be able to deliver your order within two weeks…
  • V. Proposer un geste commercial – As a gesture of goodwill, we would like to offer…
  • VI. Rassurer sur la relation commerciale – We hope our business relationship will remain on good terms…
  • VII. Excuses finales + formule de politesse – We apologise once again for the inconvenience. Yours sincerely…

From: camillegermain@gmail.com

To: jamietackle@gmail.com

Subject: Apologising for a late delivery

Date: 10 April 2018

Dear Mrs Tackle,

We would really like to apologise for not delivering the games on time. Genuine Bookstore for Kids placed an order for board games, construction sets and decks of cards on 27 March 2018.

However, we were unable to deliver the goods on 10 April 2018 because our warehouse, where we stock our merchandise, was flooded. Board games, decks of cards and jigsaw puzzles were damaged.

We hope we will be able to deliver your order in two weeks’ time. We do hope it will not cause too much inconvenience.

As a gesture of goodwill, we would like to offer you ten units of our new board game Dixit.

We hope our business relationship will not suffer from this incident. Once again, please accept our apologies for the inconvenience caused.

Yours sincerely,
Camille Germain
Personal Assistant

Answer these questions about the model email.
Répondez aux questions à propos du courriel modèle.

  1. Who is writing to whom? What are their roles?
    Qui écrit à qui ? Quels sont leurs rôles ?
  2. What did Genuine Bookstore for Kids order and when?
    Que commande Genuine Bookstore for Kids et à quelle date ?
  3. Why was the company unable to deliver the goods on time?
    Pourquoi l’entreprise n’a-t-elle pas pu livrer la marchandise à temps ?
  4. What solutions does Camille offer (new deadline and goodwill gesture)?
    Quelles solutions Camille propose-t-elle (nouveau délai et geste commercial) ?

Vocabulary Kit — Late delivery & business relationship

  • = retard de livraison
  • = s’excuser pour
  • = gêne occasionnée
  • = geste commercial
  • = relation commerciale
  • = marchandise abîmée

Write a professional email to apologise for a late delivery.
Rédigez un courriel professionnel pour vous excuser d’un retard de livraison.

  1. You work for a company that sells products (books, cosmetics, electronics, etc.). Invent the name of your company and your client.
    Vous travaillez pour une entreprise qui vend des produits (livres, cosmétiques, électronique, etc.). Inventez le nom de votre entreprise et de votre client.
  2. Explain what the client ordered and on which date. Then explain clearly why you were not able to deliver on time.
    Expliquez ce que le client a commandé et à quelle date. Puis expliquez clairement pourquoi vous n’avez pas pu livrer à temps.
  3. Give a new delivery deadline and offer a goodwill gesture to compensate for the problem.
    Donnez un nouveau délai de livraison et proposez un geste commercial pour compenser le problème.
  4. Use a polite and professional tone from the beginning to the end of your email (greeting, body, closing formula, signature). Write about 150–180 words.
    Adoptez un ton poli et professionnel du début à la fin (formule d’appel, corps du message, formule de fin, signature). Rédigez environ 150–180 mots.

Part 2 – Job application email

A company called Look at Beauty is offering a job in London.
Une entreprise appelée Look at Beauty propose un poste à Londres.

Before reading the instructions, think about the following questions:
Avant de lire les consignes, réfléchissez aux questions suivantes :

  1. What type of company do you think Look at Beauty is, based on its name?
    Selon vous, quel type d’entreprise est Look at Beauty d’après son nom ?
  2. Which information about your studies and experience is essential in a job application email?
    Quelles informations sur vos études et votre expérience sont indispensables dans un courriel de candidature ?
  3. How can you show motivation and professionalism in a short email?
    Comment montrer votre motivation et votre professionnalisme dans un courriel court ?
  4. Why is it important to mention availability and possible interviews?
    Pourquoi est-il important de mentionner vos disponibilités et la possibilité d’un entretien ?

Vocabulary Kit — Job application

  • = assistant·e de gestion
  • = assistant·e personnel·le
  • = responsable de
  • = chargé·e de
  • = organisé·e / travailleur·se / efficace
  • = Veuillez trouver mon CV en pièce jointe.

Trucs et astuces — Job application email

Comment structurer un courriel de candidature professionnelle.

  • Paragraphe 1 : indiquez que vous avez vu que l’entreprise est à la recherche d’un·e assistant·e de gestion.
  • Paragraphe 2 : présentez votre expérience professionnelle et vos qualités. Indiquez que votre CV est joint au courriel.
  • Paragraphe 3 : précisez que vous allez venir habiter à Londres et expliquez pourquoi vous quittez votre entreprise actuelle.
  • Paragraphe 4 : indiquez qu’un entretien par Skype est possible et qu’une lettre de recommandation peut être fournie.
  • Paragraphe 5 : terminez par une formule de remerciement et de salutation.
  • Paragraphe 6 : signez le mail avec votre nom (et éventuellement votre titre).

Write an email to apply for the position of management assistant at Look at Beauty in London.
Rédigez un courriel pour postuler au poste d’assistant·e de gestion chez Look at Beauty à Londres.

  1. Follow the paragraph plan: 1) job reference, 2) experience & qualities + CV attached, 3) moving to London & reason for leaving, 4) Skype interview and recommendation letter, 5) polite closing, 6) signature.
    Suivez le plan de paragraphes : 1) référence à l’offre, 2) expérience & qualités + CV en pièce jointe, 3) installation à Londres & raison du départ, 4) entretien Skype et lettre de recommandation, 5) formule de remerciement et salutations, 6) signature.
  2. Reuse and adapt at least five expressions from the Vocabulary Kit (responsible for, in charge of, well-organised, etc.).
    Réutilisez et adaptez au moins cinq expressions du Vocabulary Kit (responsible for, in charge of, well-organised, etc.).
  3. Invent realistic details: the name of your current company, your main tasks, your strengths and your motivation to work in an international environment.
    Inventez des détails réalistes : nom de votre entreprise actuelle, tâches principales, points forts et motivation à travailler dans un environnement international.
  4. Write about 180–200 words in a formal and professional tone.
    Rédigez environ 180–200 mots dans un registre formel et professionnel.
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